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CRM Kunden/Benutzerverwaltung

Das CRM (Customer Relationshio Management) dient der Verwaltung von Kunden bzw. Benutzerdaten. Über ein Formular können sich neue Benutzer abmelden, die nach dem Double-Opt-In Verfahren, eine Bestätungsmail erhalten und diese bestätigen müssen. Danach ist der Datensatz aktiv.

Die zu erfassenden Datenfelder können individuell angepasst werden und auch eigene Felder hinzugefügt werden. Damit ist die eine ganz individuelle Kundenverwaltung für verschiedene Einsätze möglich.

In dieser Ebene lassen sich die Kundendaten verwalten. Es gibt folgende Optionen, die einzeln untereinander erklärt werden:
Kontakt hinzufügen, Ansicht konfigurieren, Kontakte exportieren, E-Mail-Adressen importieren, Drucken.

Der CRM Bildschirm erscheint immer mit der Listenübersicht aller angelegter Kunden/Benutzerdatensätze.

Listenansicht der Kunden/Benutzer-Datensätze

Icons der Datensätze

1. Icon Benutzerdatensatz bearbeiten: Öffnet den Datensatz in der Detailansicht.
2. Icon Benutzerdatensatz löschen: Löscht den zugeordneten Datensatz
3. Icon Notiz hinzufügen: Öffnet die Notizeneingabe um eine neue Notiz dem Benutzer hinzufügen zu Dokumentationszwecken.

Kontakt hinzufügen

Öffnet die Detail-Benutzererfassung um Benutzer manuell zu erfassen.

Die Nutzerdaten können in Teilbereichen

Persönlich
Adresse
Kontakt
Kommentar

Gruppen
Account
oder "Alle" auf einmal erfasst werden.

Nach Beenden der Eingabe ist der Datensatz zu "Speichern" um den Datensatz in die Datenbank zu schreiben. Mit "Abbrechen" wird das Formular geschlossen ohne die Daten zu speichern und die Listenansicht angezeigt.

Detailansicht der Kundendatensätze

Standardmäßig sind diese Felder angelegt und sowohl in Listen wie in Detailansicht aktiviert.
Anrede: Herr, Frau
Vorname: Eingabefeld
Nachname: Eingabefeld
Geburtstag: Auswahl aus Kalender oder Eingabe NUR im Format JJJJ-MM-TT
Alter: wird automatisch berechnet!
Adresse: Textarea zur Eingabe von Strasse mit Hausnummer. Weitere Adresszusätze in nächster Zeile (Zeilenumbruch mit STRG+ENTER-Taste).
PLZ: Eingabefeld
Ort: Eingabefeld
Firma: Eingabefeld
Telefon: Eingabefeld (kein Format)
Mobil: Eingabefeld (kein Format)
Nicht anrufen: Bestätigung bei Häkchen das der Benutzer KEINE TELEFONANRUFE möchte.
Fax: Eingabefeld
Email: Achtung! Emailadresse wird beim Speichern überprüft!
Keine Newsletter: Bestätigung bei Häkchen das der Benutzer KEINE Newsletter möchte. (Bei Aktivierung wird kein automatischer Newsletter vom System versendet).
Kommentar: Nur interne Anzeige. Einträge werden nicht öffentlich angezeigt.
Gruppen: Zuordnungsoption per Häkchen zu allen verfügbaren Gruppen.
Aktiv: Gibt an, ob der Kunde aktiv ist.
Passwort: Eingebenes Passwort, mit dem der Benutzer sich einloggen kann. (Ist nicht sichtbar und kann NICHT kopiert werden!. Falls das Passwort vergessen wurde, muss vom Benutzer entwerder ein Neusetzen des Passwortes per Mail angefordert werden oder durch den Administrator gesetzt werden.
Rückläufer: Gibt die Anzahl der Rückläufer an Ab 3 Rückläufer wird der Benutzer auf 99 gesetzt (nicht erreichbar).
Letzter Bounce Grund: Gibt an aus welchem Grund ein Anschreiben nicht angenommen wurde.
Letzer Bounce: Gibt das letzte Datum eines Rückläufers an.
Angelegt am: Gibt das Datum an, an dem der Datensatz angelegt wurde.
Letzter Login: Gibt das Datum des letzten Login des Benutzers an.
Host: Gibt die Host-IP des letzten Logins an.
UID: Gibt ID des Benutzers an.

Ansicht konfigurieren

Die Ansicht in Listen und Detailsicht kann in der Anzahl der Datensätze und Sichtbarkeit konfiguriert werden.

Einträge pro Seite in langen Listen: Gibt die Anzahl der Datensätze in der Listenansicht an.
Optionen: 10, 20, 50, 100, alle

max. Anzahl Notizen in der Detailansicht: Gibt die Anzahl der Notizen in der Listenansicht an, von an den Benutzerdatensatz angehängten Notizen.
Optionen: 10, 20, 50, 100, alle

Standard-Karteireiter in der Detailansicht: Auswahl des Karteireiters der Benutzerdaten der nach Aufruf des Datensatzes geöffnet sein soll. Standartmäßig voreingestellt "Persönlich".

Kontaktfelder: Auswahl von drei Ansichtsarten
Optionen:
ausblenden (wird in beiden Ansichten ausgeblendet)
anzeigen nur in Detailansicht
anzeigen in Listen und Detailsansicht.

Kontakte exportieren

Öffnet das Exportfenster und erlaubt den Export von Kundendatensätzen.

Exportformat: Auswahl des Formates der Datensätze
Gutscheincodes aus Vorlage erzeugen: (nur beim aktiviertem Gutscheinmodul) Erzeugt bei Export der Datensätze für jeden Datensatz einen Gutscheincode der bei einem schriftlichen Kundenanschreiben mit aufgedruckt werden kann.
Spalten-Überschriften: Exportiert die Spalten-Überschriften mit.
Zu exportierende Gruppen: Erlaubt den Export von Datensätzen nur der ausgewählten Gruppe oder Gruppen.

Mit "Weiter" wird die Dialogbox "Speichern unter" aufgerufen. Mit "Abbrechen" wird das Fenster ohne Export geschlossen.

Emailadressen importieren

Öffnet ein Eingabefenster für Emailadressen. E-Mail-Adressen können manuell in den Eingabebereich hinzufügt werden.
Mehrere E-Mail-Adressen können durch Leerzeichen, Komma, Semikolon oder Enter voneinander getrennt werden.
E-Mail-Adressen, die bereits in der Datenbank vorhanden sind werden ignoriert.

Drucken

Druckt die angezeigte Liste der Kundendatensätze.

Die Gruppenfunktion erlaubt es, Kundendaten zu Gruppen zusammenzufassen oder per Formular als Gruppe zu erfassen.

Listenansicht der Gruppen

Aktion: Optionen
1. Icon: Gruppe bearbeiten: Öffnt die Gruppe in Detailansicht
2. Icon Gruppe löschen: Löscht diese Gruppe
3. Icon Aktualisieren: (nur bei dynamischen Gruppen) Aktualisiert die Anzahl der zugeordneten Benutzer.

Gruppenname: Name der Gruppe
Beschreibung: Beschreibung der Gruppe
Dynamisch: Gibt an ob eine Gruppe dynamisch ist, dass heißt die Anzahl der zugeordneten Benutzer sich dynamisch verändern kann.
Anzahl: Gibt die Anzahl der zugeordneten Benutzer an.

Detailansicht der Gruppen

Name: Eingabe des Names der Gruppe.
Beschreibung: Erfassung der Beschreibung einer Gruppe zur Erklärung der gewünschten Funktion.
Dynamisch: ohne Häkchen ist die Gruppe KEINE dynamische Gruppe. Es müssen alle Benutzer der Gruppe MANUELL hinzugefügt werden.
Mit setzen des Häkchens wird eine Gruppe dynamisch. Das heißt, eine Zuordnung erfolgt auf Grund bestimmter Datenkriterien des Benutzerdatensatzes in den Filterkriterien (z.B. wohnt 25 km um Frankurt/M)

Mit "Speichern" wird die neue Gruppe gespeichert.
Mit "Abbrechen" das Fenster geschlossen ohne Speicherung.

Filterkriterium zuordnen

Um festzulegen, welche Benutzerdatensätze einer dynamischen Gruppe zugeordnet werden sollen, ist es wichtig ein oder mehrere Kriterien festzulegen, denen die Datensätze entsprechen müssen und nach denen sie gefiltert werden.

Mit Klick auf "Gruppe bearbeiten" werden die Gruppeneigenschaften zur Bearbeitung geöffnet.

Listenansicht der Filterkriterien

Filterkriterium hinzufügen: Öffnet die Filterlistenansicht um ein oder ein weiteres Kriterium anzulegen.
Aktion:
Optionen
Filterkriterium bearbeiten: Öffnet dieses Filterkriterium zum bearbeiten
Filterkriterium löschen: Löscht dieses Kriterium
Feld: zeigt das gewählte Feld für das Kriterium
Funktion: zeigt die gewählte Funktion für das Kriterium
Wert: zeigt den gewählten Wert für das Kriterium

Feld: Auswahl des Abfragefeldes
Funktion: Auswahl aus dem Aufklappfeld
ist, ist nicht, ist größer als, ist kleiner als
Wert: Eingabe des Wertes auf den die Funktion angewendet werden soll.

Die Newsletterfunktion erlaubt das Versenden von Kundenanschreiben. Es können alle Kunden oder Kundengruppen speziell angeschrieben werden.

Listenansicht der Newsletter

Newsletter hinzufügen: Öffnet das Detailfenster für einen neuen Newsletter zur Eingabe der Newsletterdaten.
Rückläufer(Bounce)-Erkennung: Öffnet das Rückläuferfenster um Bounces zu verarbeiten. Sollte nach jedem Newsletterversand audgeführt werden. Keine eigenen Eingaben notwendig!
Newsletter konfigurieren: Eingabe der gesetzlich vorgeschriebenen Versenderdaten, ähnlich des Impressums.

Aktion: Optionen
Newsletter bearbeiten: Erlaubt das Bearbeiten bereits eingebener Newsletter Parameter (wird nur bei noch nicht versendeten Newslettern angezeigt).
Newsletter löschen: Löscht diesen Newsletter
.
Newsletter Vorschau: Zeigt den Newsletter im Text-Modus, HTML-Modus und erlaubt das Versenden eines Test-Newsletters.
Newsletter versenden: Versendet den Newsletter (wird nur bei noch nicht versendeten Newslettern angezeigt).

Betreff: zeigt den eingeben Betreff des Newsletters an.
Datum: Gibt das Versanddatum des Newsletters an.
Abonnenten: Gibt die Anzahl der versendeten Emails an / gibt die Anzahl der Empfänger an (grün bereits versendet, rot nicht versendet).
Status: Newsletter ist: nicht versendet/versendet

Newsletter konfigurieren

Absender-Name: Der Name des Verantwortlichen für diese Mail
Absender-Adresse: E-Mail-Adresse die diesen Newsletter versendet (MUSS existent sein).
Signatur: Bei geweblichen Adressen MUSS der Text (Signatur) eingeben werden, der für jede gewerbliche E-Mail gesetzlich vorgeschrieben ist:
Firma
Name
Adresse
Kontaktdaten

Newsletter erstellen/bearbeiten

Von: Absender-E-Mail-Adresse (ist von der Konfiguaration vorgegeben)
An: Auswahl aller Besucher oder Besuchergruppen.
Betreff: Eingabe des E-Mail-Betreffs der im Mailprogramm angezeigt wird.
Logo: Hochladen eines Newsletter-Headerbildes mit Logo in max. Breite von 600px und empfohlener Höhe von 200px (Wird nur beim Empfang von Newslettern im HTML-Modus angezeigt).
Farben: Erlaubt Textfarbe, Hintergrundfarbe und Linkfarbe zu definieren (Wird nur beim Empfang von Newslettern im HTML-Modus angezeigt).
Gutscheincodes aus Vorlage erzeugen (nur möglich mit Gutschein-Modul): Auswahl einer Gutschein-Vorlage (siehe Karteireiter Gutschein Vorlage) und erzeugen der Gutscheincodes beim Versand, sowie Erfassung der Codes in der Gutscheinverwaltung (siehe Karteireiter Gutscheine) .
Newslettertext: Eingabe des Textes mit den Formatierungsoptionen wie im Text/Bild-Blocks.

Buttons:
"Speichern": Speichert den neuen oder geänderten Newsletter
"Abbrechen": Schließt das Eingabe-Fenster und die Daten werden NICHT gespeichert.

Newsletter Vorschau

Vorschau im Text-Modus
Vorschau im HTML-Modus
Test-Newsletter versenden

Das Gutschein-Modul erlaubt es vierschiedene Gutschein-Vorlagen zu erstellen, die Kunden/Benutzern als Gutscheine zugesendet werden. Diese können im Ladenlokal oder im Onlineshop-Shop eingelöst und bei einem Einkauf angerechnet werden können.

Gutscheinvorlagen in Listenansicht

Aktion: Option
Gutschein vorlage bearbeiten: Erlaubt bestehende Gutscheinparameter zu ändern
Gutschein löschen: Löscht diesen Gutschein
Übersicht der Gutscheine nach Name, Typ, Code; Wert, Gültig ab, Gültig bis, Mindestbestellwert.

Gutscheinvorlagen in Detailansicht

Gutscheinkonfigurator

Name: Eingabe eines eindeutigen Namen der Gutscheinvorlage
Vorlagentyp: (Auswahl-Optionen)
Persönlicher Gutschein-Code: Der Gutschein ist einmalig und kann nur einmal eingelöst werden (bei Einkauf angerechnet oder Rest wert gespeichert werden)
Unlimitierter Aktions Code: Ein Code, der beliebig oft von allen Kunden eingelöst werden kann im gewählten Zeitraum.
Limitierter Aktions Code: Ein Code der so oft eingelöst werden kann bis der vorgebene Aktionsbetrag ausgeschöpft ist.
Wert (in EUR): Eingabe des Gutscheinwertes
Gültig ab: Datumsauswahl oder Eingabe im Format JJJJ-MM-TT
Gültig bis: Datumsauswahl oder Eingabe im Format JJJJ-MM-TT
Mindestbestellwert: Eingabe eines möglichen Mindestbestellwertes.
Automatische PDF-Erstellung: Standardmäßig NICHT aktiviert. Bei Aktivierung wird eine Hochlade-Button für ein Gutscheinbild eingeblendet.

"Speichern" speichert den Gutschein und öffnet bei PDF-Aktivierung die Gutscheinkonfigurator.
"Abrechen" schließt das Fenster. Es wird nichts gespeichert.

Gutscheinkonfigurator

Bei Aktivierung von PDF-Erstellung kann das hochgeladene Bild im Konfigurator angelegt werden. BEDIENUNGSANLEITUNG: Einfach durch Anklicken werden die Felder auf auf Vorlage gelegt und können mit der Maus an die gewünschte Stelle gezogen werden. Das Feld kann in der Höhe und Breite durch Anfasser geändert werden. Die Textfarbe kann mit Farbwahl unter dem Gutschein bestimmt werden.

Gutscheincodes exportieren

Gutscheinvorlage: Gewünschte Vorlage auswählen.
Exportformat: (Auswahloptionen)Gutscheincodes als csv exportieren
Gutscheincodes als txt exportieren
Anzahl zu exportierender Codes: Anzahl der automatisch erzeugten Gutscheincodes für eine Gutscheinvorlage. Die angelegten Parameter des Gutschein werden bei der Einlösung im Onlineshop oder der manuellen Austragsmaske berücksichtigt.

Gutscheincodes und Kontakte exportieren

Gutscheincodes aus Vorlage erzeugen: (nur beim aktiviertem Gutscheinmodul) Erzeugt bei Export der Datensätze für jeden Datensatz einen Gutscheincode der bei einem schriftlichen Kundenanschreiben mit aufgedruckt werden kann.
Spalten-Überschriften: Exportiert die Spalten-Überschriften mit.
Zu exportierende Gruppen: Erlaubt den Export von Datensätzen nur der ausgewählten Gruppe oder Gruppen.

Mit "Weiter" wird die Dialogbox "Speichern unter" aufgerufen. Mit "Abbrechen" wird das Fenster ohne Export geschlossen.

Das Gutschein-Modul erlaubt es vierschiedene Gutschein-Vorlagen zu erstellen, die Kunden/Benutzern als Gutscheine zugesendet werden. Diese können im Ladenlokal oder im Onlineshop-Shop eingelöst und bei einem Einkauf angerechnet werden können.

Gutscheine in Listenansicht

Ansicht aller angelegten Gutscheine. Es können auch einzelne Gutscheine MANUELL erzeugt werden.

Gutscheine in Detailansicht

Neuerstellung eines Gutscheins
Bearbeiten eines Gutscheins

Name (Pflichtfeld): Eingabe des Gutschein-Namens
Gutscheintyp: (Auswahloptionen)
Persönlicher Gutschein-Code: Der Gutschein ist einmalig und kann nur einmal eingelöst werden (bei Einkauf angerechnet oder Rest wert gespeichert werden)
Unlimitierter Aktions Code: Ein Code, der beliebig oft von allen Kunden eingelöst werden kann im gewählten Zeitraum.
Limitierter Aktions Code: Ein Code der so oft eingelöst werden kann bis der vor
Code (automatisch): Anzeige des generierten Codes (kann kopiert und genutzt werden nach Speicherung)
Zugeordneter Kontakt: Auswahloption eines erfassten Kunden/Benutzers. Bei Eingabe erfolgt die Autoergänzung zur schnelleren Auswahl.
Wert (in EUR): Eingabe des Gutscheinwertes
Gültig ab: Datumsauswahl oder Eingabe im Format JJJJ-MM-TT
Gültig bis: Datumsauswahl oder Eingabe im Format JJJJ-MM-TT
Mindestbestellwert: Eingabe eines möglichen Mindestbestellwertes.
Ausstellungsdatum: Automatischer Eintrag nach Speicherung

"Speichern" speichert den Gutschein.
"Abrechen" schließt das Fenster. Es wird nichts gespeichert.

Bearbeiten-Modus

Im Bearbeiten-Modus werden die eingeben Daten eingeblendet. Es wird der Code, der zugeordnete Name (falls vorhanden) der Wert, der Restwert, Gültig ab, Gültig bis, Mindestbestellwert und das Ausstellungsdatum (nicht änderbar) angezeigt.

Bei MANUELLER Änderung des Restwertes wird der Gutschein in der geänderten Höhe bei einem Einkauf angerechnet.

Konfiguration und Tools

Mit Konfiguration und Tools können individuelle Einstellungen im CRM vorgenommen werden.

Benutzerdefinierte Felder: es können eigene Felder hinzugefügt werden

Ansicht: siehe Kontakte > Ansicht konfigurieren

Email-Newsletter: siehe Newsletter > Newsletter konfigurieren

Email-Check: Erlaubt das überprüfen einer Emailadresse auf Gültigkeit

Benutzerdefinierte Felder

Listenansicht

Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen: Öffnet diie Detailansicht um die die nötigen Auswahlen für das Feld zu treffen.

Icon1 Feld Bearbeiten: Öffnet das Feld in der Bearbeitenansicht und erlaubt Änderungen an den Felddarstellungen
Icon2 Feld Löschen: Löscht dieses Feld
Pfeile hoch, runter: Damit kann die Reihenfolge der Felder festgelegt werden.

Name: Eingabe des Feld-Namens

Feldtyp: Auswählbar sind
Texteingabe: Einzeilig Text, Mehrzeilig Text
Optionsfelder: Radiobuttons, Checkboxen
Ankreuzfeld: einzelnen Checkbox
Auswahllisten: Aufklappfeld(Selectbox)

Sichtbar: ausblenden, sichtbat nur in Deatailansicht, sichtbar in Listen- und in Detailansicht

Nur lesbar: Erfasster Wert kann NICHT bearbeitet werden.

"Speichern" speichert das Feld.
"Abrechen" schließt das Fenster. Es wird nichts gespeichert.

Emailcheck

Überprüfung einer Emailadresse auf Gültigkeit und Akzeptanz.

Nur Emailadresse eingeben und "Adresse überprüfen" klicken. Das Ergebnis automatisch wird angezeigt.